Assistante DGS - Secrétariat des élus | Terres de Montaigu

Assistante DGS – Secrétariat des élus

Terres de Montaigu recrute en remplacement un(e) assistant(e) DGS – Secrétaire des élus

Mission générale

Placée sous l’autorité de directrice générale des services, l’assistant(e) apporte une aide au Président, à son Directeur de Cabinet et à la Directrice générale des services en termes d’organisation générale, de gestion, de communication, d’information et d’accueil.

Elle est l’interlocutrice privilégiée des élus sur toutes les questions d’agenda

Activités principales

Auprès du Président

  • Gestion et suivi de l’agenda du président en partenariat avec l’assistante du maire : organisation et préparation des rendez-vous, priorisation
  • Gestion des appels pour le président : vous renseignez, orientez ou relayez si nécessaire vers l’interlocuteur compétent, interne ou externe.

Autres activités

  • Gestion de l’agenda général (organisation des rendez-vous et des réunions quand présence d’élus) et du planning des diverses réunions.
  • Gestion du courrier et des parapheurs :
    • Traitement du courrier adressé par voie postale (réception, distribution et suivi)
    • Réception, analyse filtre et transmission des messages et courriers électroniques de la messagerie générale
    • Gestion des parapheurs avant et après signature (vérification du cachet, date)
  • Suivi et préparation des réunions des élus dans les organismes extérieurs (les syndicats, les associations) : présence, excuses récupération et diffusion des informations etc.
  • Secrétariat de la DGS (courrier) : gestion des rendez-vous et appels, des réunions
    • Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées aux dossiers suivis par la DGS, le directeur de cabinet, les DGA
    • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.

Conditions d’exercices

  • Du lundi 2 septembre au mardi 12 novembre 2019 inclus (8 jours ouvrés de tuilage)
  • Horaires réguliers 9 h – 12 h 30 / 14 h -17 h 30, en relation avec les mairies et les autres assistantes de la collectivité.
  • Positionnement fonctionnel : Président, DGS + 2 DGA et directeur de cabinet.
  • Rattachement hiérarchique : DGS.
  • Cadre C ou B / Diplôme bac + 2 assistanat de direction.

Compétences requises

Savoirs

  • Très bonne expression orale et écrite
  • Bonne connaissance de l’outil informatique (Pack office)
  • Acquérir rapidement une très bonne connaissance de l’organisation de la communauté de communes, les missions des agents, le circuit de décision et les projets majeurs de la collectivité

Savoir faire

  • Rédiger des ordres du jour, des comptes rendus et présentations en concertation avec sa hiérarchie
  • Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions

Savoir être

  • Discrétion et confidentialité sont impératifs pour ce poste
  • Sens de l’organisation, rigueur et maîtrise des délais
  • Sens de l’écoute et de la réserve
  • Réactivité
  • Faire preuve d’anticipation et esprit d’initiative
  • Aisance relationnelle et tact
  • Avoir un gout pour la précision

1ère expérience en collectivité indispensable.

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